Stand: September 2026
Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:
DPSG Stamm Herz Jesu Duisburg-Serm
Dorfstraße 119a
47259 Duisburg-Serm
Vertreten durch den Stammesvorstand:
Maja Hümbs, Johannes Seuthe
E-Mail: info@dpsg-serm.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist für unseren Stamm nicht gesetzlich vorgeschrieben (weniger als 20 Personen nehmen regelmäßig an der automatisierten Verarbeitung teil). Fragen zum Datenschutz richte bitte direkt an den Stammesvorstand unter info@dpsg-serm.de.
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf.
Hinweis: Soweit unser Stamm im Rahmen katholischer Strukturen tätig ist, kann stattdessen das Katholische Datenschutzzentrum (KDSZ) Frankfurt für das Bistum Essen zuständig sein.
Diese Erklärung behandelt den internen Leitungs-Bereich leiter.dpsg-serm.de: dein eigenes Zugangskonto sowie die technischen Protokolle dieses Systems. Für die öffentliche Website (dpsg-serm.de) und das Mitgliederportal (mitglied.dpsg-serm.de) gelten eigene Erklärungen, siehe Punkt 10.
Für die Registrierung erfassen wir E-Mail-Adresse und Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash, bcrypt). Der Login setzt eine Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail-Code voraus (zeitlich begrenzter, gehashter Code). Optional kannst du ein Gerät als vertrauenswürdig markieren („Gerät merken“) — dabei speichern wir für 30 Tage einen Token-Hash sowie den User-Agent deines Browsers, um die 2FA-Abfrage auf diesem Gerät zu überspringen. Erfolgreiche und fehlgeschlagene Anmeldeversuche protokollieren wir mit IP-Adresse und der eingegebenen Kennung (E-Mail/Benutzername), um Brute-Force-Angriffe zu erkennen und abzuwehren.
Zweck: Zugang zum internen Verwaltungsbereich, Kontosicherheit.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsverhältnis für deine ehrenamtliche Tätigkeit) für Login-Daten; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Kontosicherheit) für 2FA, Geräte-Merken und Anmeldeversuchs-Protokoll.
Weitere zu deinem Konto hinterlegte Personendaten (Vor-/Nachname, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, Funktion in der Stammesleitung) werden nicht über diese Website erhoben, sondern automatisiert aus der NaMi-Mitgliederverwaltung des DPSG-Bundesverbands abgeglichen — dabei handelt es sich um einen reinen Datenimport in eine Richtung (NaMi → dieses System), keine Erhebung durch diese Website. Zweck dieses Abgleichs ist die Verwaltung deiner ehrenamtlichen Funktion und die Erreichbarkeit im Rahmen deiner Tätigkeit als Leitungsperson, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO (Nutzungsverhältnis für deine ehrenamtliche Tätigkeit / berechtigtes Interesse an aktuellen Kontaktdaten der Leitungspersonen).
Aktionen im internen Verwaltungsbereich (z. B. Anlegen, Ändern oder Löschen von Datensätzen) sowie öffentliche Formular-Einreichungen (Warteliste, Voranmeldung, Veranstaltungs-Anmeldung) werden in einem Audit-Log protokolliert. Erfasst werden: Aktion, betroffener Datensatz-Typ und -ID, handelnder Account (sofern eingeloggt), Zeitstempel, ggf. Detailangaben zur Änderung sowie die IP-Adresse.
Zweck: Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Schutz vor Missbrauch öffentlicher Formulare.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem auditierbaren, missbrauchsresistenten Betrieb).
Speicherdauer: Die IP-Adresse wird nach 60 Tagen automatisiert aus dem Eintrag entfernt. Detailangaben (z. B. geänderte Werte) werden nach 365 Tagen automatisiert durch einen Platzhalter ersetzt. Die übrigen Metadaten (Aktion, Datensatz-Typ/-ID, Zeitstempel) bleiben für die Nachvollziehbarkeit dauerhaft erhalten. Anmeldeversuche (siehe 4a) werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
Wir protokollieren alle vom System verschickten E-Mails (Absender no-reply@dpsg-serm.de und info@dpsg-serm.de) zur Nachvollziehbarkeit: Empfänger, Absender, Betreff, Sendezeitpunkt und Status.
Der Mailinhalt selbst (HTML- und Textfassung) wird zusätzlich für maximal 30 Tage gespeichert, um im Bedarfsfall einen erneuten Versand zu ermöglichen. Danach wird der Inhalt automatisch gelöscht; die Metadaten (siehe oben) bleiben für die Nachvollziehbarkeit bestehen. Zugriff auf den Mailcache haben ausschließlich Personen mit der Berechtigung „E-Mail“.
Zweck: Nachvollziehbarkeit der Kommunikation, Fehleranalyse bei Zustellproblemen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an nachvollziehbarem E-Mail-Versand).
Personen mit der Berechtigung „E-Mail“ können den Posteingang von info@dpsg-serm.de einsehen. Eingehende Mailinhalte werden NICHT in unserer Datenbank gespeichert, sondern bei jeder Anzeige live vom E-Mail-Anbieter (Strato) geladen. Lediglich der Bearbeitungsstatus (z. B. „erledigt“, „beantwortet“) wird pro Nachricht intern festgehalten.
Zweck: Bearbeitung eingehender Anfragen an die Vereins-Mailadresse.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung an den Verein gerichteter Anfragen).
Beim Aufruf dieser Seite erhebt unser Hoster IONOS automatisch: IP-Adresse (gekürzt bzw. anonymisiert), Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer, User-Agent.
Zweck: Sicherstellung des technischen Betriebs, Abwehr von Angriffen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Logdateien werden von IONOS direkt anonymisiert und nach spätestens 8 Wochen automatisch gelöscht.
info@dpsg-serm.de und no-reply@dpsg-serm.de) im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Serverstandort Deutschland.Eine Weitergabe an andere Dritte findet nicht statt. Es findet keine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR statt.
Du hast nach der DSGVO folgende Rechte:
Wende dich zur Ausübung deiner Rechte an den Stammesvorstand unter info@dpsg-serm.de.
Dieser Bereich richtet sich an volljährige Leitungspersonen, nicht an Kinder und Jugendliche. Über dieses Portal einsehbare Daten von minderjährigen Mitgliedern (z. B. Gesundheitsangaben aus der Veranstaltungs-Anmeldung) werden im Rahmen der elterlichen Einwilligung auf mitglied.dpsg-serm.de erhoben und dort beschrieben (siehe Punkt 10).
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich gesetzliche Anforderungen oder der Funktionsumfang der Webseite ändern. Die aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite abrufbar.
Diese Erklärung deckt ausschließlich den internen Leitungs-Bereich leiter.dpsg-serm.de ab. Für die öffentliche Website (dpsg-serm.de) — insbesondere die Warteliste — sowie das Mitgliederportal (mitglied.dpsg-serm.de) — insbesondere Mitgliedsanmeldung, Voranmeldung, Veranstaltungs-Anmeldungen und die dort verarbeiteten Gesundheitsangaben nach Art. 9 DSGVO — gelten eigene, dort jeweils hinterlegte Datenschutzerklärungen.